Manual do Expositor
Olá, Expositor! Este é um guia para ajudar você a se preparar para nosso evento. Aqui, temos instruções sobre a área dos standes, montagem, equipamentos e todo o suporte que você precisa para sua participação ser um sucesso!
Faltam...
Horário do Evento
Um café de Boas Vindas para expositores, palestrantes e autoridades dará início ao nosso evento no foyer próximo a sala de palestras, às 8:00 horas, um bom momento para o seu networking. Em seguida, às 8:05 horas, será formada a mesa com as autoridades para a abertura oficial do evento.
Horário para o público em geral, das 8:30h às 20 horas
Cronograma
Cronograma geral de montagem dos estandes / equipamentos
HORÁRIO: Início às 16:00 horas do dia 05/09/2025 – Término às 7:30 horas do dia 06/09/2025, impreterivelmente.
ACESSO: O acesso de carga é pela Rua Afonso Ferragut, 150. Solicitar a liberação do portão pelo interfone. A recepção terá uma lista dos expositores autorizados.
Cronograma geral de desmontagem dos estandes / equipamentos
OCUPAÇÃO: Desmontagem da decoração e transporte de materiais e mercadorias de qualquer tamanho para desocupação total do estande ou área ocupada pelo EXPOSITOR durante o evento.
HORÁRIO: Início às 20 horas – Término às 23 horas, impreterivelmente.
ATENÇÃO: Na impossibilidade de transporte de móveis, equipamentos e demais materiais que não puderem ser retirados no sábado (06/09), o expositor deverá negociar diretamente com o Departamento de Eventos do Vinhedo Plaza Hotel a possibilidade de armazenamento até o dia seguinte e arcar com os custos desse armazenamento, se houver..
Dúvidas e perguntas frequentes
SEGURANÇA
Durante a noite, a área dos expositores é um local fechado ao público externo.
Ainda assim, os estandes, bens, produtos e pessoas a serviço dos PATROCINADORES / EXPOSITORES não estão cobertos por seguros, ficando sob a responsabilidade exclusiva dos PATROCINADORES / EXPOSITORES. A organização do evento, não será responsável por danos, furtos ou prejuízos causados a pessoas, equipamentos ou produtos durante os períodos de montagem, realização e desmontagem, incluindo-se por convulsão social, roubos, sabotagem, deficiência ou interrupções no fornecimento de energia elétrica, água e telefone, internet ou sinistros de quaisquer espécies.
RESPONSABILIDADE
São de total e exclusiva responsabilidade do EXPOSITOR todos os encargos de natureza fiscal, sanitária, trabalhista e previdenciária, decorrentes de sua atividade no local do evento.
O EXPOSITOR deverá enviar à organização do evento (WhatsApp 1938466744), a lista com o nome da pessoa responsável, bem como dos colaboradores que estarão trabalhando no evento, até quinta-feira (04/09).
O hotel não permite furos, adesivos, fitas ou colas nas paredes. O uso de banner e painéis são de responsabilidade do EXPOSITOR, que deverá providenciar os suportes necessários. O hotel disponibiliza 6 suportes de banner para locação, com Ana Paula ou Giovana no departamento comercial, 19 99713-5976.
O hotel disponibiliza alguns itens para locação (tabela abaixo) que deverá ser realizada diretamente com o departamento comercial por mensagem escrita por whatApp, com Ana Paula ou Giovana – 19 99713-5976.
Não é permitido o consumo de alimentos e bebidas trazidos de fora durante o evento. O hotel oferece a venda de serviços como: copo de água (R$3,80/unidade), galão de água (R$45,00/unidade), garrafa de café (R$30,00/garrafa), máquina de café e venda de cápsulas Dolce Gusto. Os itens estão sujeitos a disponibilidade que deverá ser confirmada e realizada com a Carolina.
ENERGIA ELÉTRICA
O hotel dispõe de tomadas com as voltagens de 110V e 220V.
Todos os estandes contarão com ponto de energia elétrica, no próprio estande ou bem próximo dele, cabendo ao EXPOSITOR a providência de trazer extensão caso haja necessidade para o acesso a esses pontos de energia.
RECEPÇÃO
Na entrada do Foyer a equipe de ORGANIZAÇÃO estará disponível para a entrega de pastas, crachás de PALESTRANTES, EXPOSITORES, INSCRITOS, NOVAS INSCRIÇÕES, bem como a coleta de alimentos que serão destinados ao Fundo Social de Solidariedade de Vinhedo.
ÁREA DE EXPOSIÇÃO
No Foyer e salas Brasil/Alemanha/Espanha os EXPOSITORES terão a delimitação de seus espaços com uma identificação provisória no chão. Os espaços com tamanhos variados estarão separados por pranchões revestidos de tecido preto de 2,2 m e uma ou duas cadeiras, dependendo do tamanho.
AÇÕES PROMOCIONAIS
O EXPOSITOR poderá distribuir materiais digitais e, quando houver entregas individuais de kits promocionais (inclusive materiais gráficos) e brindes, estes devem estar devidamente embalados e higienizados.
Quaisquer destas manifestações deverão se limitar exclusivamente à área de cada estande, não sendo permitido o uso das áreas de circulação do evento, nem mesmo a colocação de cartazes, mesas, cadeiras, máquinas ou adesivos em colunas e paredes do local de realização do evento.
Distribuição de brindes, amostras e folhetos deverá se limitar ao interior do estande, até uma área de até 2 metros à frente do mesmo.
O EXPOSITOR poderá promover sorteios nos limites do seu estande.